Estamos finalizando este curso de Excel. En esta penúltima entrega, algo acerca de las fórmulas y funciones más comunes.

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5. Fórmulas y funciones

a) Fórmulas.

– Fórmulas aplicadas a números.

Una de las herramientas más importantes de Excel es el trabajo con datos numéricos, los cuales se simplifican mucho gracias a las propiedades que ofrece Excel. Una de estas propiedades las dan las fórmulas, las cuales son configuraciones de celdas que realizan operaciones básicas y complejas, según las necesidades del usuario.
Para ejecutar una fórmula, vamos a seguir los siguientes pasos:
Ubicarnos en una celda vacía para activarla. Ingresar el signo = (igual) esto avisará al programa que queremos realizar una fórmula. Ahora, ingresar una suma como “4+3” o “4 + 3”. Debería verse así:

En la barra de fórmulas aparecen los sumandos, pero en la celda activa aparecerá la suma.

Este proceso puede repetirse en las demás operaciones, como resta, multiplicación, división, potencia o porcentaje. Ver los siguientes ejemplos:

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Formato para ingresar una resta: “=NUMERO1-NUMERO2”

Formato para ingresar una multiplicación: “=NUMERO1*NUMERO2”

Formato para ingresar una división: “=NUMERO1/NUMERO2”

Formato para ingresar una potencia: “=NUMERO1^NUMERO2”

Formato para ingresar un porcentaje: “=NUMERO1%*NUMERO2”

– Fórmulas aplicadas a celdas.

Las fórmulas vistas en el párrafo anterior también pueden ser aplicadas con datos en las celdas. Para esto se utiliza el mismo formato de fórmulas, sólo que en vez de colocar números, haremos referencia a celdas, como: “=B4 + D7”

En el siguiente ejemplo, se han sumado las celdas “B4” y “D7”; en la celda activa aparece el resultado, mientras que en la barra de fórmulas aparece la formula que hemos ingresado.

Cabe destacar que las celdas a sumarse pueden ser seleccionadas con el mouse, manteniendo oprimida la tecla “Ctrl” o tecleadas con el la letra de la columna y el número de fila que le corresponden.

a) Multiplicación

a) Suma de 3 sumandos

c) Porcentaje

b) Funciones más comunes.

En la figura anterior, ¿cómo podríamos sumar todas las celdas para obtener un solo resultado? Sería demasiado engorroso realizar una suma del tipo: “=B2+B3+B4+B5+B6+C2+C3+C4+C5+C6+D2+D3+D4+D5+D6+E2+E3+E4+E5+E6”. Entonces recurrimos a las funciones, es decir, fórmulas matemáticas que se encuentran configuradas para hacer el trabajo con números aún más simple.

– Función suma

La función “suma” se utiliza cuando queremos sumar una cantidad importante de celdas. Para utilizarla activamos una celda vacía, ingresamos el signo igual (para que el programa sepa que queremos ingresar una fórmula) y nos vamos a la barra estándar (ver Fig. 4) o a la barra de fórmulas (ver Fig. 6) como lo indica las siguientes figuras:

Cuando hayamos elegido la opción “suma”, procederemos a seleccionar todas las casillas que queramos sumar; cuando hayamos acabado, presionamos “Enter” y tendremos la suma que buscábamos.

En la barra aparece la formula “=SUMA(B2:E6)”,lo que significa que hemos hecho una SUMA de todas las celdas entre B2 y E6.

– Función cuenta.

Entendiendo la función “suma”, podremos manejar cualquier función, por ejemplo la función “CUENTA”, la cual nos dice la cantidad de celdas que hemos seleccionado. El proceso es similar al de las demás funciones: activamos una celda vacía, ingresamos el signo igual, vamos a la barra estándar o a la barra de fórmulas, pero en este caso buscamos la opción cuenta:

Cuando hayamos elegido la opción “cuenta”, seleccionamos todas las casillas que queramos contar; cuando hayamos acabado, presionamos “Enter” y tendremos la cuenta de celdas.

– Función promedio.

La función promedio procede de la misma manera que las anteriores y coincide con el resultado de la división entre la suma de las celdas con su cuenta. La figura explicará cómo utilizar esta función.